Simples Nacional ou Lucro Presumido: qual escolher?

"Simples ou Presumido?" é uma das perguntas que mais impactam o bolso do empresário. O Simples ganha na maioria dos casos pela simplicidade e pela carga menor, mas nem sempre é o mais barato. A resposta certa depende dos seus números. Veja como comparar os dois e quando cada um vence. Este artigo faz parte do nosso guia completo do Simples Nacional.

Como cada regime funciona

No Simples Nacional, os tributos são unificados em uma guia (o DAS), calculada por alíquota efetiva sobre a receita, com a contribuição previdenciária patronal em geral já incluída.

No Lucro Presumido, a lógica é outra: IRPJ e CSLL incidem sobre uma margem presumida da receita (que varia por atividade), e PIS, COFINS, ISS e ICMS são apurados à parte. Some-se a isso o INSS patronal de 20% sobre a folha, por fora. São mais obrigações e mais tributos separados. Na prática, o Presumido troca simplicidade por flexibilidade: separa cada tributo, exige escrituração completa e mais declarações, mas, em certos perfis, abre espaço para uma carga total menor do que a do Simples.

Quando o Simples vence

O Simples costuma vencer para a maioria das pequenas empresas: comércios, indústrias e serviços que se enquadram nos Anexos I, II, III e IV, especialmente os que têm folha relevante (que ajuda no Fator R) ou margem apertada.

Além da carga em geral menor, pesa muito a simplicidade: uma guia, menos declarações e o INSS patronal embutido. Para quem vende ao consumidor final e não depende de gerar crédito tributário ao cliente, o Simples quase sempre é a melhor escolha.

Quando o Presumido vence

O Lucro Presumido pode sair na frente em alguns cenários. O mais clássico é o de serviços de margem alta com folha baixa, que no Simples cairiam no Anexo V (início 15,5%) sem conseguir o Fator R: nesses casos, a carga do Presumido pode ser menor.

Também tende a valer para empresas com forte atuação B2B, que precisam gerar mais crédito de PIS/COFINS aos clientes, e para alguns negócios próximos do teto do Simples com carga elevada. É um regime que exige contabilidade completa, mas que, no caso certo, economiza.

Os fatores que decidem

Quatro variáveis definem a comparação. A margem (margem alta favorece o Simples, que ignora o lucro; mas serviços do Anexo V mudam essa conta). A folha (folha alta ajuda o Simples via Fator R e via INSS embutido). A atividade/anexo (define a alíquota no Simples). E o faturamento.

É a combinação desses fatores, e não um deles isolado, que determina o vencedor. Por isso "ouvi dizer que o Presumido é melhor para serviço" não basta: o que vale para um vizinho pode ser o contrário para você. Dois negócios do mesmo ramo, com faturamentos parecidos, podem ter regimes ideais diferentes só por causa da folha ou da margem; é por isso que a comparação precisa ser feita com os números reais de cada empresa. Generalizações de internet, por isso, são um péssimo guia para uma decisão que vale o ano inteiro. O certo é simular antes de cada virada de ano e revisar sempre que o faturamento ou a folha mudarem de patamar.

Reforma: um novo critério

A Reforma Tributária adiciona um critério à decisão. A partir de 2027, empresas do Simples geram crédito reduzido de IBS/CBS aos clientes, enquanto as do regime geral (como o Presumido) geram crédito cheio.

Para quem vende B2B a grandes empresas, isso pode pesar: o cliente pode preferir um fornecedor que gera mais crédito. Para quem vende B2C ou a outras pequenas empresas, o impacto é mínimo. É mais um motivo para revisar o regime com o olhar em 2027.

Como decidir na prática

A decisão correta vem de uma simulação: rodar os seus números (faturamento, margem, folha, atividade) nos dois regimes e comparar a carga total, incluindo o custo das obrigações. Não é chute nem regra de bolso.

E há o timing: a opção de regime é anual, feita em geral em janeiro e válida para o ano todo. Ou seja, a hora de simular é antes do início do ano. Quem revisa o regime todo ano garante estar sempre no caminho mais barato, dentro da lei.

Fabio Cesar Pavão

Contador • CRC/SP 1SP140034

Especialista em contabilidade digital para empresas do Simples Nacional, prestadores de serviços e desenvolvedores PJ no interior de São Paulo. Lidera a estratégia tributária da Wetax com foco em economia legal e segurança fiscal.