A contabilidade do comércio gira em torno do ICMS, do estoque e da nota de produto. No Simples Nacional, a loja é tributada pelo Anexo I, a partir de 4% sobre o faturamento, e o Fator R não se aplica ao comércio. Dentro do sublimite estadual (R$ 3,6 milhões em 12 meses, em São Paulo), o ICMS está embutido no DAS; acima disso, passa a ser recolhido por fora. Produtos com substituição tributária (ICMS-ST) e vendas pela internet (DIFAL) exigem controle específico. A gestão correta de estoque e de notas é o que sustenta o lucro do varejo.
Quem vende produto tem uma contabilidade bem diferente de quem presta serviço. No comércio, o imposto que pesa é o ICMS, e o controle de estoque e de notas de mercadoria vira parte do dia a dia. Para o lojista de Limeira, Americana e região, entender como funciona a tributação do varejo evita pagar imposto a mais e perder margem. Este guia organiza o essencial, do regime tributário ao que muda com a reforma.
Neste artigo
1. Por que o comércio exige uma contabilidade diferente
No comércio, o imposto central não é o ISS do serviço, e sim o ICMS, o tributo estadual que incide sobre a circulação de mercadorias. Isso muda toda a lógica: entra em cena a substituição tributária, o crédito de ICMS, a nota de produto e o controle de estoque.
Esses elementos não são burocracia. Um estoque mal controlado ou uma classificação fiscal errada de produto podem fazer a loja pagar imposto que não devia, ou deixar de aproveitar créditos a que tem direito. Por isso, a contabilidade do varejo é tão operacional quanto tributária, e um acompanhamento próximo protege a margem do negócio.
2. Regime tributário: Anexo I e por que não há Fator R
No Simples Nacional, o comércio é tributado pelo Anexo I, com alíquota inicial de 4% sobre o faturamento, que sobe por faixas conforme a receita dos últimos 12 meses. Nesse anexo, o DAS reúne os tributos federais, a contribuição previdenciária e o ICMS.
Um ponto importante: o Fator R não se aplica ao comércio. Diferente dos serviços, em que a folha pode levar a empresa do Anexo V para o III, a loja fica sempre no Anexo I, não importa o tamanho da folha (LC 123/2006). Para o varejo, portanto, a economia não vem do pró-labore, e sim do enquadramento correto, do bom controle de ICMS e da gestão de estoque. Para faturamentos maiores, vale comparar o Simples com o Lucro Presumido, sempre com cálculo individual.
3. ICMS no Simples e o sublimite de R$ 3,6 milhões
Dentro do Simples, o ICMS do comércio está embutido no DAS até um certo teto: o sublimite estadual. Em São Paulo, esse sublimite é de R$ 3,6 milhões de receita bruta em 12 meses.
O que acontece ao ultrapassar? A empresa continua no Simples para os tributos federais e a contribuição previdenciária, até o limite geral de R$ 4,8 milhões, mas passa a recolher o ICMS por fora do DAS, no regime normal, com apuração de débito e crédito e guia estadual própria. É uma virada relevante, que muda a rotina fiscal da loja e precisa ser planejada antes de acontecer, para não pegar o lojista de surpresa.
4. ICMS-ST: o imposto que vem por fora
Muitos produtos do varejo estão sujeitos à substituição tributária do ICMS (ICMS-ST). Nesse regime, o imposto de toda a cadeia é recolhido antecipadamente por um contribuinte lá atrás, em geral a indústria ou o importador, com base em uma margem de valor agregado (MVA).
Para o comerciante, isso tem duas consequências práticas. Primeiro, o ICMS-ST vem por fora do DAS: ele já foi pago na etapa anterior, então aquele produto não deve ser tributado de novo pelo ICMS dentro do Simples. Segundo, é preciso identificar corretamente quais itens têm ST e quais não têm, porque errar isso significa pagar imposto em duplicidade ou formar preço errado. Esse controle, item a item, é um dos pontos em que a contabilidade especializada mais gera economia no varejo.
5. Vendas interestaduais e e-commerce: o DIFAL
Quando a loja vende para consumidor final em outro estado, caso comum no e-commerce, entra o DIFAL, o diferencial entre a alíquota interestadual e a interna do estado de destino (EC 87/2015 e LC 190/2022). A ideia é repartir o ICMS entre o estado de origem e o de destino.
As regras do DIFAL têm particularidades para quem está no Simples e mudam com frequência, inclusive por decisões judiciais. Para o comércio eletrônico, isso significa que vender para todo o Brasil exige atenção constante à apuração do ICMS por estado. Um erro aqui se multiplica a cada venda, por isso o acompanhamento contábil é indispensável para quem opera online.
6. Nota de produto, estoque e a reforma
O comércio emite nota de produto, não de serviço: a NF-e (modelo 55) nas operações entre empresas e a NFC-e (modelo 65) na venda ao consumidor no balcão. Cada nota alimenta o controle de estoque, que além de gerencial é fiscal: empresas de certos portes precisam prestar informações de estoque ao Fisco (Bloco K do SPED Fiscal). Estoque e notas em ordem são a base de uma apuração de ICMS correta.
Sobre o futuro, a Reforma Tributária (LC 214/2025) substitui o ICMS e o PIS/Cofins pelo IBS e pela CBS, com não cumulatividade ampla: o crédito do imposto pago nas compras passa a ser mais abrangente. Para o varejo, a promessa é de simplificação e de fim gradual da substituição tributária, ao longo da transição até 2033. Até lá, dominar o ICMS e o ICMS-ST continua essencial. Adaptar-se cedo é o que vai separar as lojas que ganham margem das que perdem.
Perguntas frequentes
Qual imposto o comércio paga no Simples Nacional?
O comércio tem Fator R?
Como funciona o ICMS no Simples para o comércio?
O que é ICMS-ST?
Preciso pagar DIFAL vendendo pela internet?
Qual nota fiscal o comércio emite?
Comércio pode ser MEI?
Resumo estratégico
- O comércio é tributado pelo Anexo I do Simples, a partir de 4%, e o Fator R não se aplica.
- O ICMS fica embutido no DAS até o sublimite de R$ 3,6 milhões (SP); acima disso, recolhe por fora.
- Produtos com ICMS-ST têm o imposto pago antecipadamente e não são tributados de novo pelo ICMS no Simples.
- Vendas interestaduais a consumidor final geram o DIFAL, com regras específicas no e-commerce.
- O comércio emite NF-e e NFC-e, e o controle de estoque (Bloco K) sustenta a apuração correta.
Tributar produto com ICMS-ST duas vezes
Não identificar os itens com substituição tributária faz a loja pagar ICMS que já foi recolhido, corroendo a margem.
Estourar o sublimite sem preparo
Passar de R$ 3,6 milhões sem planejamento joga o ICMS para fora do DAS de uma hora para outra, mudando toda a rotina fiscal.
Ignorar o DIFAL no e-commerce
Vender para outros estados sem apurar o diferencial de alíquota gera passivo que se acumula a cada pedido.
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Referências legais
- Lei Complementar 123/2006 (Simples Nacional; Anexo I do comércio, limite de R$ 4,8 milhões e sublimite estadual de ICMS).
- Lei Complementar 87/1996, Lei Kandir (ICMS: fato gerador, base de cálculo e não cumulatividade).
- Emenda Constitucional 87/2015 e Lei Complementar 190/2022 (DIFAL nas vendas interestaduais a consumidor final).
- Lei Complementar 214/2025 (Reforma Tributária do consumo; IBS e CBS em substituição ao ICMS e ao PIS/Cofins).
- Ajuste SINIEF e SPED Fiscal (NF-e modelo 55, NFC-e modelo 65 e Bloco K de controle de estoque).
Nosso compromisso
As informações deste artigo têm caráter educativo e seguem a legislação vigente em 2026. Cada comércio tem particularidades de produto, estado e porte, por isso recomendamos uma análise individual antes de qualquer decisão. A Wetax atua com sigilo, em conformidade com a LGPD e com o Código de Ética do Contabilista.
Fabio Cesar Pavão
Contador • CRC/SP 1SP140034
Especialista em contabilidade digital para empresas do Simples Nacional, comércio e varejo no interior de São Paulo. Lidera a estratégia tributária da Wetax com foco em economia legal e segurança fiscal.
